Comprobar el gasto: el expediente que sostiene cada peso

Del recibo al dictamen: la cadena de comprobación

Un gasto existe para la autoridad cuando deja huella documental completa. La cadena que hay que cerrar en cada operación, sin excepción, tiene cuatro eslabones:

• El comprobante: factura o, cuando el proveedor no la emite, el documento que acredite la operación con datos del receptor, monto, fecha y concepto. «Sin factura no hay gasto» es la regla tosca pero cierta.
• El pago trazable: que el dinero salga de la cuenta bancaria de la campaña (transferencia, cheque, tarjeta), nunca en efectivo opaco. La ruta del dinero debe cuadrar con el comprobante.
• El soporte del acuerdo: contrato, orden de compra o cotización que explique qué se contrató y a qué precio, sobre todo en servicios y en especie.
• La clasificación por rubro: asignar el gasto a la bolsa correcta (producción, mítines, vía pública, propaganda en internet✦) para vigilar el sub-techo de cada una.

Sobre esa cadena se monta el libro diario (cada operación, con fecha, rubro y monto) y la conciliación bancaria (lo que dice el libro coincide con lo que dice el banco). El dictamen de la autoridad se construye leyendo estos dos documentos y verificando que cada asiento tenga su comprobante y su pago enlazados.

Los tres agujeros que tumban una defensa:
• Gasto sin comprobante: se presume no originado; si es en efectivo y sin factura, difícilmente acreditable.
• Pago desde la cuenta equivocada: un gasto pagado con dinero «del candidato» fuera de la cuenta de campaña rompe la trazabilidad y puede interpretarse como aportación irregular.
• Desfase entre libro y banco: una conciliación que no cuadra enciende todas las alarmas del revisor.

La documentación no es burocracia: es lo que convierte un gasto real en un gasto creíble ante el dictamen.

Comprobado lo que se registró, queda el frente más difícil: lo que no se registró. La próxima lección entra al terreno del gasto no reportado y en especie que la autoridad reconstruye con indicadores y periciales, y a cómo el dictamen puede sumar montos que el equipo jamás asentó, empujando un rebase que «en el papel» no existía.