Del párrafo a la columna
Una empresa vive llena de información atrapada: facturas en PDF, contratos en Word, cotizaciones en correos. El dato existe, pero está encerrado en texto libre, y con texto libre no puedes filtrar, sumar ni comparar. El primer paso para trabajar con documentos es extraer los datos que importan y estructurarlos en campos con nombre.
Pasar de un PDF de factura a una fila con fecha | proveedor | total | IVA es lo que convierte un archivo en algo consultable. Todo lo demás (buscar, reportar, analizar) se construye sobre esa base.
| Fuente | Qué atrapado hay | Cómo se estructura |
|---|---|---|
| Factura en PDF | Monto, fecha, RFC, proveedor | Una fila por factura con esas columnas |
| Correo de cotización | Cliente, productos, precio | Registro con cliente, ítems y total |
| Contrato en Word | Partes, vigencia, monto | Ficha de contrato con campos clave |
| Encuesta en imagen | Respuestas manuscritas | Tabla de respuestas por pregunta |
Empareja cada término con lo que significa en el flujo de documentos.
Una dueña quiere "saber a qué proveedor le compra más cada mes". ¿Qué necesitas primero?
Si extraes los datos pero los guardas como texto sin campos, ya podrás sumar y filtrar con facilidad después.
Toma un documento real de un negocio (una factura, un pedido, un reporte). Escribe los 4 o 5 campos que extraerías y, al lado de cada uno, para qué pregunta de negocio serviría.
Si un campo no responde a ninguna pregunta, quizá no hacía falta extraerlo.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Siguiente paso: Clasificación documental y OCR — cómo ordenar montañas de archivos por tipo y leer lo que solo existe como imagen.
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