Presupuesto con reservas y riesgos que no toman por sorpresa

Valeria organiza eventos corporativos: 8 empleados, CDMX, márgenes ajustados. El proyecto era montar una carpa en el jardín de un cliente para 200 personas. La lluvia no estaba en el plan (nunca está). Cayeron 40 mm a las 4 pm; la carpa no tenía anclaje para tierra mojada, el piso de duela se levantó, y el evento «salió bien» pero la ganancia se evaporó entre reemplazos y horas extra.

El riesgo no es el evento en sí: es la posibilidad de que algo pase × el impacto si pasa. Levantar riesgos no es ser pesimista: es presupuestar la realidad. En un proyecto PyME, no gestionar riesgos significa que toda sorpresa se paga de la reserva de imprevistos que no existe.

Cuatro respuestas, siempre elegir una antes de arrancar: Evitar (cambiar el alcance para que el riesgo no exista), Mitigar (reducir P o I con una acción: anclar la carpa antes, comprar duela antes del evento), Transferir (pasar a un tercero con contrato: seguro, cláusula de penalización al proveedor), Aceptar (no hacer nada activo, pero reservar dinero/tiempo para cuando pase). Si no nombras la respuesta, aceptaste sin saberlo.

El presupuesto del proyecto se construye sumando el costo base de las tareas del WBS + una reserva de contingencia (típicamente 10-15% del costo base para riesgos de prioridad media, más si hay alto-alto sin mitigar). La reserva no es margen de ganancia: es dinero apartado para riesgos identificados, que se libera si no se usa.

El mapeo de interesados completa la gestión de riesgos: no todos los interesados son riesgos, pero casi todos los riesgos grandes tienen un interés detrás. La matriz es simple: Poder (puede detener el proyecto) × Interés (le afecta el resultado). Los cuatro cuadrantes dicen la estrategia: poder+interés → gestionar de cerca (el cliente, el dueño); poder sin interés → satisfacer con mínimo esfuerzo (el municipio, el SAT); interés sin poder → informar (el equipo, la colonia); ni poder ni interés → monitorear sin gastar.

Valeria descubrió que la señora de la casa de al lado (sin poder, sin interés aparente) podía escalar con el municipio y detener la carpa con una queja de ruido. Interés sin poder es riesgo hasta que encuentra poder. Eso se gestiona: se le invita, se le avisa, se le da la queja antes de que la presente.

Siguiente: Kanban de negocio: hacer visible el trabajo antes de optimizarlo — ya sabes anticipar el riesgo; ahora harás visible el flujo de trabajo real en un tablero con columnas, límites de WIP y reuniones de 15 minutos que sí sirven.